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Riunione periodica: cos’è e chi deve partecipare
Con oltre vent'anni di esperienza nel settore della salute e sicurezza sul lavoro a Milano e Melzo, noi di Soterikon ci preoccupiamo di fornire alle aziende italiane le informazioni e le risorse necessarie per garantire un ambiente di lavoro sicuro e protetto per tutti i dipendenti.
In questo articolo, esploreremo il concetto di riunione periodica, che spesso confonde i datori di lavoro e quindi richiede un approfondimento mirato: cos'è la riunione periodica, chi deve partecipare e perché è così fondamentale per la prevenzione e protezione dai rischi sul luogo di lavoro?
Che cos'è la riunione periodica?
La riunione periodica rappresenta un fondamentale momento di confronto e analisi nel contesto aziendale, conforme all'articolo 35 del D.Lgs 81/08, il Testo Unico sulla sicurezza sul lavoro. Durante questo incontro, il datore di lavoro o i suoi delegati si uniscono ai rappresentanti dell'azienda, al responsabile del servizio di prevenzione e protezione dai rischi, al medico competente e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza.
Insieme, queste figure chiave esaminano attentamente ogni aspetto della sicurezza sul luogo di lavoro, analizzando il documento di valutazione dei rischi, l'andamento degli infortuni e delle malattie professionali, nonché i programmi di formazione e le misure di protezione individuale. Durante la riunione, vengono individuati i punti critici e pianificati gli interventi necessari per garantire un ambiente lavorativo sicuro e protetto per tutti i dipendenti.
Quando si tiene la riunione periodica?
Arriviamo a una delle domande che i datori di lavoro ci pongono più spesso: la riunione periodica è obbligatoria, ma quando si organizza?
La riunione periodica è fondamentale nell'agenda aziendale e solitamente si svolge annualmente in conformità con le disposizioni dell'articolo 35 del D.Lgs 81/08, tuttavia, la sua frequenza può essere adattata alle mutevoli esigenze e condizioni di rischio dell'azienda. Questa flessibilità consente di affrontare tempestivamente situazioni critiche o di implementare aggiornamenti normativi, assicurando una gestione efficace della sicurezza sul lavoro.
Ad esempio, in presenza di nuove tecnologie o cambiamenti organizzativi, è consigliabile convocare riunioni aggiuntive per valutare e mitigare i rischi emergenti. La capacità di adattamento della frequenza delle riunioni riflette l'impegno dell'azienda verso una cultura della sicurezza dinamica e proattiva, garantendo un ambiente di lavoro sicuro e conforme alle normative.
Per chi è obbligatoria la riunione periodica?
Altra domanda frequente: in quali aziende è obbligatoria la riunione periodica e chi deve partecipare? A differenza di quanto molti credono, questa riunione non riguarda il personale dell’azienda, ma solo chi si occupa di sicurezza sul lavoro. Non è neanche obbligatoria in tutte le imprese.
La riunione periodica è un obbligo per le aziende e le unità produttive che superano i 15 lavoratori.
Durante tale incontro,non devono assolutamente mancare il datore di lavoro o un suo delegato, che si assume la responsabilità ultima delle decisioni prese in materia di sicurezza. Accanto a loro, il responsabile del servizio di prevenzione e protezione dai rischi porta la sua expertise tecnica, fornendo indicazioni e proposte per migliorare le condizioni di lavoro.
La figura del medico competente, se presente, non deve mancare in quanto fornisce una prospettiva sanitaria e clinica sugli aspetti legati alla salute dei lavoratori. Infine, deve partecipare anche il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza. La sua presenza assicura che le voci dei lavoratori siano ascoltate e che le loro preoccupazioni siano adeguatamente considerate nelle decisioni aziendali.
Come devono essere convocate le riunioni periodiche?
Affinché le riunioni periodiche siano efficaci e ben organizzate, è essenziale rispettare alcune procedure fondamentali. In particolare, il datore di lavoro ha l'obbligo di convocare le riunioni con almeno 5 giorni lavorativi di preavviso, fornendo un ordine del giorno dettagliato. Questo documento scritto deve includere gli argomenti che saranno discussi durante l'incontro, consentendo ai partecipanti di prepararsi adeguatamente.
È responsabilità del datore di lavoro garantire che la convocazione venga comunicata in modo tempestivo e completo a tutti i partecipanti, utilizzando canali di comunicazione appropriati come email, bacheca aziendale o incontri personali. Inoltre, è fondamentale fornire tutte le informazioni necessarie affinché i partecipanti possano comprendere appieno il contesto e le questioni da affrontare durante la riunione.
Un'organizzazione accurata e una comunicazione chiara contribuiscono a garantire che le riunioni periodiche siano efficaci e produttive, consentendo di affrontare in modo adeguato le tematiche legate alla sicurezza sul lavoro.
Cosa scrivere nel verbale di riunione periodica?
Alla fine di ogni riunione periodica, è obbligatorio redigere il verbale.
Questo documento deve contenere una sintesi chiara e dettagliata degli argomenti trattati durante l'incontro, le decisioni prese e le azioni pianificate. Deve risultare accurato e completo, fornendo un registro affidabile delle discussioni e delle decisioni prese dai partecipanti. In tal modo, il verbale diventa un importante strumento di riferimento per monitorare lo sviluppo delle iniziative e garantire il rispetto delle disposizioni normative in materia di sicurezza sul lavoro.
Una corretta redazione del verbale assicura anche la trasparenza e la tracciabilità delle decisioni prese, facilitando la comunicazione interna e contribuendo alla coerenza e all'efficacia delle azioni intraprese dall'azienda per migliorare la sicurezza sul luogo di lavoro.
Speriamo di aver risposto alle domande più diffuse sulla riunione periodica, in modo che la tua azienda sia sempre sicura e salubre. Vuoi saperne di più in tema di sicurezza sul lavoro? Continua a seguire il nostro blog e contatta Soterikon, azienda che si occupa di sicurezza sul lavoro a Milano e Melzo.
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